AIで問い合わせ文を作る手順
前回お話ししたように、海外の工房とやり取りするときは、AIを活用するととても便利です。
ここでは、私が実際に行っている「問い合わせ文の作り方」の流れを紹介します。
1. 箇条書きで必要事項を入力する
まず、AIに対して日本語で、問い合わせ内容をシンプルに箇条書きにします。
たとえば次のように書きます。
- 製品番号
- 欲しい数
- このままチェックアウトしてよいか
- その他わからないこと
このとき、細かい文法や言い回しは気にしなくて大丈夫です。
「自分が聞きたいこと」を明確に書くことが大切です。
2. 打ち出された文面をもう一度AIに入れる
AIが英文を作ってくれたら、ここからが本当に大事なステップです。
そのまま送るのではなく、AIが作った英文をもう一度入力欄に戻し、「これを日本語に戻してください」と頼みます。
つまり、バックトランス（逆翻訳）させるのです。
そうすると、自分の意図が正確に伝わっているかどうかがすぐに確認できます。
もし、戻ってきた日本語が少しズレていたら、その箇所を修正するよう、再度AIに指示します。
3. 修正して完成した文面を送信
バックトランスで確認・修正を終えたら、その英文をそのままメール本文に使います。
この手順を踏むことで、伝えたい内容が正確に伝わり、相手にも丁寧で明確な印象を与えることができます。
AIはあくまで「サポート役」ですが、使い方次第で海外とのやり取りがぐっとスムーズになります。
How to Create Inquiry Emails Using AI
As I mentioned in the previous post, using AI can be very helpful when communicating with workshops overseas.
Here, I’ll share the process I personally use to create inquiry emails.
1. Write down the key points in bullet form
First, type your questions or requests in Japanese as a simple bullet list for the AI.
For example:
- Product number
- Quantity wanted
- Is it okay to check out as is?
- Other unclear points
You don’t need to worry about grammar or phrasing at this stage.
What matters most is to clearly state what you want to ask.
2. Feed the generated text back into the AI
Once the AI provides an English version, this is where the important part begins.
Instead of sending it right away, copy that English text and paste it back into the AI, asking: “Please translate this back into Japanese.”
This process is called back-translation.
By doing this, you can immediately see whether your intended meaning is being conveyed correctly.
If the Japanese translation feels slightly off, ask the AI to revise the parts that need adjustment.
3. Revise, confirm, and send
After confirming and adjusting the back-translation, you can use the final English text directly in your email.
Following this process ensures that your message is both accurate and polite, giving a clear and professional impression to your recipient.
AI is just a “support tool,” but used wisely, it can make international communication much smoother.
Comment rédiger un message de contact avec l’aide de l’IA
Comme je l’ai mentionné précédemment, l’utilisation de l’IA est très pratique pour communiquer avec des ateliers à l’étranger.
Voici la méthode que j’utilise personnellement pour créer mes messages de contact.
1. Saisir les informations essentielles sous forme de liste
Commencez par écrire en japonais, sous forme de liste simple, les points que vous souhaitez aborder avec l’IA.
Par exemple :
- Numéro du produit
- Quantité souhaitée
- Est-il possible de valider la commande telle quelle ?
- Autres points à clarifier
À cette étape, inutile de se soucier de la grammaire ou du style.
L’important est simplement d’exprimer clairement ce que vous voulez demander.
2. Réintroduire le texte généré dans l’IA
Une fois que l’IA a produit le texte en anglais, l’étape la plus importante commence.
Ne l’envoyez pas tout de suite : copiez ce texte anglais et collez-le à nouveau dans l’IA en demandant : « Pouvez-vous le retraduire en japonais ? ».
C’est ce qu’on appelle la rétrotraduction.
Grâce à cela, vous pouvez vérifier immédiatement si votre intention est bien transmise.
Si la traduction japonaise semble légèrement différente de ce que vous vouliez dire, demandez à l’IA de corriger les passages concernés.
3. Corriger, valider et envoyer
Après avoir confirmé et ajusté la rétrotraduction, vous pouvez utiliser la version finale anglaise dans votre e-mail.
En suivant cette méthode, vous transmettez votre message de manière précise et polie, tout en donnant une impression claire et professionnelle à votre interlocuteur.
L’IA n’est qu’un « outil d’assistance », mais bien utilisée, elle peut grandement faciliter la communication internationale.
